Portabilité des données de vos logiciels

Une PME utilise souvent plusieurs logiciels en ligne : un CRM, un outil de facturation, un logiciel de comptabilité, un logiciel métier propre à son secteur. Chacun stocke une partie de l’histoire de l’entreprise, dans son propre format, sur ses propres serveurs. Tant que tout fonctionne, la question ne se pose pas. Elle se pose le jour où l’on veut changer d’outil, croiser deux sources ou simplement disposer d’une copie complète.

C’est là que l’on découvre les limites : un export partiel, un format difficile à relire, des pièces jointes absentes, un délai de préavis long. La portabilité, c’est la capacité de récupérer ses données dans un format exploitable, au moment où on le décide. L’indépendance, c’est d’en avoir organisé la possibilité avant d’en avoir besoin.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) a créé un droit à la portabilité pour les personnes physiques. L’article 20 leur permet de recevoir les données personnelles qu’elles ont fournies à un organisme « dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine », et de demander leur transmission directe à un autre organisme lorsque c’est techniquement possible.

• Le droit ne vaut que si le traitement repose sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat.
• Il ne concerne que les traitements automatisés : les fichiers papier sont exclus.
• Les données dérivées ou calculées par l’organisme, comme une segmentation marketing, n’en font pas partie selon la CNIL.
• L’organisme répond dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois selon la complexité et le nombre de demandes (article 12).

Pour une entreprise, ce droit a deux conséquences. Elle doit pouvoir y répondre quand un client l’exerce, ce qui suppose de savoir où se trouvent ses données. Et il ne suffit pas à protéger ses propres intérêts : l’article 20 protège les personnes, pas l’entreprise face à ses éditeurs.

Le règlement (UE) 2023/2854, dit Data Act, est applicable depuis le 12 septembre 2025. Son chapitre VI traite du changement de fournisseur de services de traitement de données, c’est-à-dire du cloud et des services en ligne qui entrent dans sa définition. Il s’adresse cette fois aux clients professionnels comme aux particuliers.

L’article 25 impose que le contrat prévoie plusieurs clauses : un délai de préavis pour lancer le changement qui ne dépasse pas deux mois, une période transitoire maximale de trente jours calendaires pour effectuer la migration, l’obligation pour le fournisseur de concourir à la stratégie de sortie du client, et une spécification exhaustive des catégories de données et d’actifs numériques portables, comprenant au minimum toutes les données exportables.

L’article 29 encadre le prix de la sortie. Jusqu’au 12 janvier 2027, le fournisseur peut facturer des frais de changement réduits, qui ne dépassent pas les coûts directement liés au processus. À compter du 12 janvier 2027, il ne peut plus en imposer aucun.

Un droit à l’export n’est pas une copie disponible. Le jour où vous en avez besoin, il faut encore savoir quoi demander, à qui, et dans quel format. Il faut aussi relier entre eux des fichiers venus de logiciels différents, qui n’emploient pas les mêmes identifiants pour un même client.

Le format compte autant que le droit. La CNIL cite le CSV et le JSON comme formats ouverts adaptés, et considère qu’un PDF ou un format propriétaire soumis à licence n’est en principe pas adapté à la portabilité. Une sauvegarde illisible sans le logiciel d’origine ne rend pas l’entreprise indépendante.

1. Lister chaque logiciel qui stocke une donnée de l’entreprise, avec son éditeur, son contrat et la personne qui l’administre.
2. Relire les contrats : clauses d’export, formats proposés, préavis, frais de sortie, et les comparer aux exigences du Data Act.
3. Tester un export complet sur chaque logiciel, puis vérifier qu’il se relit sans l’outil d’origine.
4. Mettre en place une copie régulière, dans un format ouvert, plutôt qu’un export manuel fait une fois par an.
5. Rapprocher les sources : un même client doit être reconnu dans le CRM, la facturation et le logiciel métier.

Cette démarche ne demande pas de quitter ses logiciels. Au contraire : une entreprise qui dispose d’une copie à jour et reliée de ses données négocie mieux avec ses éditeurs, change d’outil plus sereinement et peut enfin croiser des informations restées séparées.