Coffre-fort numérique d’entreprise : les règles

Un coffre-fort numérique est un espace de stockage dématérialisé où l’entreprise dépose ses documents pour les conserver de façon sûre et durable. Le terme a aussi un sens juridique précis : l’article L103 du Code des postes et des communications électroniques définit le « service de coffre-fort numérique » par ce qu’il doit garantir.

• la réception, le stockage, la suppression et la transmission de documents électroniques, dans des conditions qui permettent de justifier leur intégrité et l’exactitude de leur origine ;
• la traçabilité des opérations réalisées sur ces documents, consultable par l’utilisateur ;
• l’identification de l’utilisateur à chaque accès ;
• l’accès exclusif de l’utilisateur et des tiers qu’il a expressément autorisés ;
• la récupération des documents et données dans un standard ouvert, lisible par un traitement automatisé.

Même quand un outil ne revendique pas ce titre légal, ces cinq exigences forment une bonne grille pour choisir et organiser un espace d’archives : intégrité, trace, identification, accès réservé, restitution.

La durée dépend de la nature du document. Les délais ci-dessous sont ceux indiqués par l’administration sur entreprendre.service-public.gouv.fr. Ils sont des minimums : un document utile à un litige en cours se garde jusqu’à son issue.

Le délai fiscal de six ans court à partir de la dernière opération inscrite ou de la date d’établissement du document. Quand plusieurs règles s’appliquent à un même document, comme une facture, c’est la plus longue qui fixe la durée.

Conserver longtemps n’est pas toujours permis. Pour les fichiers clients et prospects, le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales prévoit que les données d’un client peuvent être gardées pendant la relation commerciale puis trois ans après sa fin, et celles d’un prospect trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de lui.

Un coffre-fort bien tenu distingue donc deux logiques : les pièces que la loi oblige à garder, et les données personnelles qu’il faut supprimer ou archiver une fois leur durée atteinte. La CNIL indique qu’un organisme peut s’écarter de ces préconisations s’il justifie son choix.

Un document conservé n’a de valeur que si l’on peut prouver qu’il n’a pas été modifié et savoir qui l’a consulté. Cela suppose des comptes nominatifs, jamais un identifiant partagé, et des droits définis par rôle : la comptabilité voit les factures, les ressources humaines voient la paie.

Chaque accès doit laisser une trace. Dans sa recommandation sur la journalisation (délibération n° 2021-122 du 14 octobre 2021), la CNIL recommande d’enregistrer les accès, créations, modifications et suppressions, avec l’identifiant de l’utilisateur, la date et l’heure, et de conserver ces journaux entre six mois et un an.

Historiser, c’est ne jamais écraser. Un contrat modifié, un devis révisé, une fiche client corrigée : l’ancienne version reste consultable, datée, à côté de la nouvelle. L’entreprise peut alors répondre à la question qui revient en cas de litige ou de contrôle : que savions-nous, et à quelle date ?

1. Classer les documents par catégorie et associer à chacune sa durée de conservation.
2. Rassembler dans un seul espace les pièces aujourd’hui dispersées entre messagerie, logiciels et disques partagés.
3. Ouvrir des comptes nominatifs et attribuer les droits par rôle.
4. Activer le journal des accès et la conservation des versions.
5. Planifier la suppression ou l’archivage des données personnelles arrivées à échéance.
6. Vérifier une fois par an qu’un document ancien se retrouve et se relit dans un format ouvert.